Дані про світове турне Каськіва: перельот першим класом, готелі 5 зірок, “джинса” в “The Times”
ІНФОРМАЦІЯ ПРО НЕОБХІДНІ ТЕХНІЧНІ, ЯКІСНІ ТА КІЛЬКІСНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ ПРЕДМЕТУ ЗАКУПІВЛІ
1. Загальні положення
Назва послуги – «Послуги забезпечення організації проведення заходів щодо співпраці в галузі інвестицій та сприяння економічному розвитку України» (далі по тексту – організація роуд-шоу).
Мета проведення – проведення роуд-шоу з метою надання міжнародній спільноті актуальної, всеосяжної інформації щодо інвестиційних можливостей в Україні та залучення в Україну іноземних інвестицій.
Під час проведення роуд-шоу буде проводитись презентація п’яти інвестиційних проектів (далі по тексту – проекти). Роуд-шоу буде проводитись в рамках 4 турне з відвідуванням міст. В загальному буде проведено 16 заходів.
2. Термін реалізації
Термін реалізації: 31 жовтня – 25 грудня 2011 р.
3. Орієнтовний план-графік проведення
| Дати | Місця проведення заходу |
| 31 жовтня – 4 листопада 2011 р. | Турне 1
|
| 14 – 18 листопада 2011 р. | Турне 2
|
| 22 – 27 листопада 2011 р. | Турне 3
|
| 12 – 20 грудня 2011 р. | Турне 4
|
4. Орієнтовний графік кожного заходу
Кожний захід – одноденний візит до місця проведення. Попередній графік кожного заходу наведено в таблиці (вказано час країни, де проводиться захід):
| 1000 ÷ 1030 | Кава |
| 1030 ÷ 1230 | Велика загальна презентація України (аудиторія 100-150 чоловік). Час може збільшитись до 3 годин, з або без перерви на каву. |
| 1230 ÷ 1300 | Перерва на каву |
| 1300 ÷ 2000 | 5 послідовних презентацій окремих проектів по 1 год. з перервами по 30 хв. (аудиторія 50 чоловік на кожний проект) |
| 2000 ÷ 2100 | Брифінг з пресою, фуршет |
Графік є попереднім і може змінюватись Замовником. Виконавець, на прохання Замовника, повинен передбачити можливість паралельного проведення презентацій проектів у різних залах.
5. Вимоги до складу учасників заходу
Виконавець повинен забезпечити наступний склад учасників заходу:
1. Обов’язково присутність відомої у країні перебування особистості (відомий політичний діяч, економіст або бізнесмен);
2. Для великої загальної презентації – провідні бізнесмени, керівники компаній, представники об’єднань підприємств, політики, громадські діячі, журналісти (загальна кількість 100-150 осіб)
3. Для окремих презентацій проектів – керівники компаній вищого рівня, особи, що приймають рішення, провідні політичні діячі (загальна кількість 50 осіб)
4. Присутність закордонних журналістів (мінімум 20) з провідних економічних видань на кожному заході.
5. Присутність українських журналістів на кожному заході (4, з них 1 телевізійний та 1 від інформагентства.)
7. Послуги, що надаються
На кожне місто в рамках кожного турне виконавець надає 8 людей (не є членами делегації), що виїжджають на місце проведення для організації, підготовки та супроводу заходу, а саме:
- За 2 тижні до кожного заходу – 2 організатори;
- За 2 дні до кожного заходу – 2 організатори;
- За один день до заходу – 4 перекладачі.
Послуги з організації роуд-шоу включають:
| № | Найменування | Кількість |
| 1 | Організація та забезпечення поїздки української делегації для участі у заході. Усього делегація складається з 11 осіб:
Виконавець має організувати та забезпечити оплату авіа перельоту (перший клас), трансферту, проживання (у готелі не нижче 5 зірок) та харчування. Перелік членів делегації надається Замовником. |
16 заходів |
| 2 | Організація та забезпечення заходу:
Виконавцем здійснюється пошук залу, розсилка запрошень, підготовка програми заходу, забезпечення присутності цільової аудиторії, реєстрація учасників, забезпечення наявності своїх представників у залі для вирішення технічних питань. До заходів: Виконавець відповідає за розповсюдження інформації щодо заходу в пресі (написання та розповсюдження прес-анонсів та прес-релізів), безпосереднє запрошення на захід представників преси шляхом телефонного контактування з представниками ЗМІ (інформаційних агентств, телеканалів та друкованих ЗМІ (журнали та газети)), що мають бути запрошені на кожен захід. Список запрошених ЗМІ має бути затверджений заздалегідь з Замовником. Реєстрація: Підготовка форми для реєстрації учасників заходу, де буде зазначається:: ім’я та прізвище, організація, посада, контактні дані кожного з учасників; безпосередньо реєстрація та розповсюдження матеріалів. Впродовж заходів: В залі повинні бути присутніми не менше ніж два представника Виконавця для негайного вирішення усіх організаційних питань та надання технічної допомоги. Усе обладнання повинно бути встановлене, включене, перевірене та готове для застосування за годину до початку заходу. Після заходів: По закінченню заходу Виконавець повинен провести моніторинг його висвітлення в ЗМІ та надати письмові (для друкованих ЗМІ) або записані (для телеканалів) матеріали про проведений захід. |
16 заходів |
| 3 | Забезпечення умов для відвідування заходу:
Виконавець має організувати та забезпечити оплату авіа перельоту (перший клас), трансферту, проживання (у готелі не нижче 5 зірок) та ресторанне харчування. |
16 заходів |
| 4 | Організація та забезпечення перекладу українською, англійською та місцевими мовами:
Виконавець забезпечує синхронний переклад (українська, англійська та місцева мова) впродовж заходу, включаючи забезпечення перекладачів необхідним обладнанням та матеріалами. |
16 заходів |
| 5 | Забезпечення залу місткістю мінімум 100 осіб для загальної презентації та окремого залу для презентацій проектів (круглий стіл) до 40 осіб. Зали мають мати площу не менше 300 м. кв. для великого та 100 м. кв. для малих.
Всі приміщення для проведення заходів повинні знаходитися в центрі міста (у приміщенні державного інвестиційного агентства, торговельно-промислової палати, бізнес-асоціації або конференц-зал готелю рівня не нижче 5 зірок), мати новий ремонт, нові меблі, гарне освітлення та систему кондиціювання повітря. Розмір приміщень повинен бути таким, щоб можливо було вільно розмістити заплановану кількість учасників, все необхідне обладнання та устаткування, а також кабіну для синхронного перекладу. Розстановка для формату великої загальної презентації – «театром», для формату окремих презентації – за круглим столом. Зали повинні мати місце для розташування двох банерів, об’ємних макетів, мап та інших декорацій (за необхідності). Виконавець здійснює розстановку меблів, технічного оснащення, вказівних табличок, банерів, об’ємних макетів, мап та інших декорацій (за необхідності) відповідно до побажань Замовника (оговорюється попередньо). Виконавець контролює також освітлення, кондиціювання та чистоту приміщень конференц-залу, а також приміщень для проведення кава-паузи та організовує місце для реєстрації учасників. За попередньою домовленістю з Замовником Виконавець повинен передбачити можливість надання додаткових залів з аналогічним обладнанням для уможливлення паралельного проведення презентацій різних проектів. Також Виконавець повинен забезпечити місце для проведення кава-брейків та фуршету. |
16 заходів |
| 6 | Організація та забезпечення технічного та інженерного супроводу
Для забезпечення належного рівня проведення заходу необхідне використання професійного звукового та візуального обладнання. Виконавець відповідальний за обладнання приміщень наступними технічними засобами:
1. Великий зал:
a. Великий пересувний екран на сцені залу для демонстрації презентацій b. Мультимедійний проектор з підключенням до ноутбуку c. 2 ноутбуки d. Пульт дистанційного управління для зміни слайдів e. Лазерна указка f. Мікрофони для президії g. 2 безпровідних мікрофони в зал h. Система підсилення звуку i. Необхідні подовжувачі, дроти та розетки j. Обладнання для синхронного перекладу k. Навушники для перекладу
2. Малі зали (розсадка за круглим столом)
a. Ноутбук b. 20 стаціонарних мікрофонів системи «круглий стіл» (по 1 мікрофону на кожних два учасника заходу) c. Система підсилення звуку d. Фліп-чарт з двома блоками паперу та маркерами (чотирьох кольорів) e. Необхідні подовжувачі, дроти та розетки f. Обладнання для синхронного перекладу g. Навушники для перекладу
3. Прес-центр
a. Проектор b. Екран c. Ноутбук d. Мікрофони для президії e. 2 безпровідних мікрофони в зал f. Система підсилення звуку g. Необхідні подовжувачі, дроти та розетки h. Обладнання для синхронного перекладу i. Комплекти навушників для перекладу
Крім цього, Виконавець повинен забезпечити приміщення наступними технічними засобами:
– Потужне освітлення центрального входу до приміщення – Сцена, обладнана звуковою та світловою технікою для шоу-програми – Великі телеекрани в місці, де проходитиме реєстрація учасників, для демонстрації презентаційних фільмів – Ксерокс – Принтер – Безпровідний Інтернет – Презентаційний стенд у заданій стилістиці з проектами та іншою інформацією.
Протягом заходу повинен здійснюватися інженерний супровід та аудіо запис в цифровому форматі. |
16 заходів |
| 7 | Організація та забезпечення фуршетного супроводу
Кава до та після загальної презентації на 100-150 осіб, між презентаціями проектів – на 50-60 осіб. Меню: натуральна кава, вершки, заварний чай, лимон, цукор, легкі закуски, солодощі, канапе та свіжа випічка.
Кава-пауза має бути організована в суміжному з залом приміщенні. Фуршет: для журналістів по закінченню заходу (до 50 осіб). Меню: шведський стіл (перші страви, салати, основні страви з гарніром) та безалкогольні напої (заварна кава / чай / сік / вода). Мінеральна вода (50% газованої та 50% негазованої води по 0,5 л) разом зі склянками для кожного доповідача для великої презентації, те ж саме для кожного учасника малих презентацій. |
16 заходів |
| 8 | Організація та забезпечення розповсюдження роздавальних матеріалів та сувенірної продукції, а саме:
1) Комплекти з презентаційними матеріалами (програма заходу, буклети, брошури, ручки тощо – буде уточнюватись); 2) Сувенірні флеш-картки та диски із заданою символікою та інформацією («прес-кіт») для журналістів; 3) Сувенірні флеш-карти високої якості із заданої символікою та інформацією для інвесторів. Виконавець відповідає за роздрукування та доставку до місця проведення заходу, а також роздачу матеріалів учасникам заходів, складання та розповсюдження інформаційних пакетів, а саме папки для кожного учасника з 1 записником, 1 ручкою, роздрукованою програмою заходу та інформаційними матеріалами. Обсяг друкованих матеріалів не перевищуватиме 20 сторінок (кольоровий та ч/б друк, у формі брошури, переплетеної на біндері, з пластиковою прозорою обкладинкою). Замовник може вирішити додати до інформаційного пакету й інші матеріали (вже готові видання). 10 кольорових табличок-покажчиків місця проведення заходу з логотипом Замовника. Виконавець готує (погодивши із Замовником) комплекти документів на місцевій мові, які містять папки, ручки, записники, брошури та ін. інформаційні матеріали надані Замовником , а також програму заходу та перелік учасників. |
1) 4800 (по 300 на кожний захід)
2) 800 (по 50 на кожний захід) 3) 2400 (по 150 на кожний захід) |
| 9 | Організація та забезпечення розсилання програми заходу
Виконавець готує та надсилає запрошення відповідно до списку, що готується Виконавцем та погоджується із Замовником. Текст та формат запрошення має бути узгоджений з Замовником не пізніше ніж за три тижні до проведення заходу. Запрошення мають бути надіслані поштою та електронною поштою не пізніше ніж за два тижні до проведення заходу. Після цього Виконавець відповідає за отримання підтверджень участі у заході (телефоном або електронною поштою) та складає списки для реєстрації учасників. |
16 заходів |
| 10 | Організація та забезпечення повного відеозапису заходу та фотографування
Протягом кожного заходу Виконавець забезпечує фотографування та надання замовнику фотографій гарної якості (мінімально 40 шт.) на електронному носієві, а також повний відеозапис заходу. Технічні вимоги до фотографій:
Технічні вимоги до відеозапису:
|
16 заходів |
| 11 | Організація та забезпечення розробки та дизайну промо-сайту «Світове роуд-шоу національних проектів» за матеріалами та рекомендаціями Державного агентства з інвестицій та управління національними проектами. | 1 |
| 12 | Організація та забезпечення прес-ланчу в м. Київ для вітчизняних та іноземних репортерів (до 30 журналістів) перед початком роуд-шоу. | 2 |
| 13 | Організація та забезпечення фотографування під час прес-ланчу.
Протягом кожного прес-ланчу Виконавець забезпечує фотографування та надання замовнику фотографій гарної якості (мінімально 40 шт.) на електронному носієві. Технічні вимоги до фотографій:
|
2 |
| 14 | Організація та забезпечення Підготовки відео та текстового інтерв’ю керівництва Державного агентства з інвестицій та управління національними проектами – за 3-4 дні до кожного заходу. | 16 заходів |
| 15 | Організація та проведення брифінгу для преси з роздачею прес-релізів та роздавальних матеріалів. Наявність стіни для фотографування з брендами Замовника (“press wall”) обов’язкова. | 16 заходів |
| 16 | Організація та забезпечення підготовки матеріалів за наслідками заходів та їх розповсюдження серед учасників – через тиждень після заходу. | 16 заходів |
| 17 | Організація та забезпечення перебування українських журналістів на заході:
Виконавець має організувати та забезпечити оплату авіа перельоту (бізнес клас), трансферту, проживання (у готелі не нижче 5 зірок) та ресторанне харчування. |
16 заходів |
| 18 | Організація та забезпечення розміщення інформаційних матеріалів про Україну у виданнях:
|
16 (по 1 розміщенню на видання після кожного турне) |
| 19 | Організація та забезпечення розміщення інформаційних матеріалів про заходи у 10 провідних друкованих та 10 провідних електронних виданнях (наповнення надається Замовником) та на 20 біл-бордах країни проведення – за три тижні до заходу; а також матеріали, що висвітлюють досягнуті домовленості та зацікавленість місцевого бізнесу в інвестиційних можливостях України, у 15 провідних друкованих та 15 провідних електронних виданнях. | 16 заходів |
| 20 | Організація та забезпечення розміщення інформаційних матеріалів – анонсів/прес-релізів – на місцевому телебаченні у новинах на 3 каналах – за 1 день до заходу та в день заходу; а також репортажів на місцевому телебаченні у новинах на 5 каналах, що висвітлюють досягнуті домовленості та зацікавленість місцевого бізнесу в інвестиційних можливостях України. | 16 заходів |
| 21 | Організація та забезпечення підготовки інформаційних та аналітичних матеріалів для кожного місця проведення заходу, а саме провести:
Теми, параметри, умови та зміст моніторингу, аналізу та опитувань погоджується із Замовником |
16 заходів |
Вищезазначені послуги узгоджуються із Замовником і надаються при умові дотримання вимог Замовника.