Секрети успіху в військових закупівлях від Євгена Сільверстова
18.11.2022   //   2 Переглядів

Євген Сільверстов – відома людина у тендерному середовищі. Він працював у ДУ «Професійні закупівлі» та ДП «Медичні закупівлі України». Зараз він займається закупівлями для батальонної тактичної групи в одній з бригад десантно штурмових військ. І тут він домігся чудових результатів – він проводить конкурентні торги з великими знижками і по ПОСТОПЛАТІ(!). Хоча держава дозволила під час війни проводити воєнні закупівлі взагалі як завгодно, а тому велика кількість замовників користуються цією можливістю для прямих закупівель без торгів у улюблених постачальників по якнайвищій ціні.

Ми об’єднали кілька фейсбук-постів Євгена у один текст:

Я багато чого закуповую для своєї в/ч. Оскільки діє воєнний стан, ми не проводимо закупівлі через Прозорро. Натомість купуємо на конкурентних засадах, щоб отримати найкращий результат щодо ціни та якості.

Коли я прийшов на службу, то не знайшов документів чи настанов, де було б детально розписано, як купувати без застосування електронної системи закупівель. Тому довелося розробити власні процедури та правила. Розкажу про найпоширеніший спосіб закупівлі, який я використовую, – запит комерційних пропозицій (ЗКП).

ЗКП я проводжу через email. Спочатку формую конкурсну документацію. В неї входить оголошення про закупівлі з основними умовами, опис технічних вимог до товару та форма комерційної пропозиції (її надаю, як приклад для заповнення).

Потім формую список для розсилки, по якому відправляю запит. Інформацію про постачальників беру з бази даних Прозорро. Якщо цього недостатньо, шукаю їх на сайтах, маркетплейсах типу Prom, HotLine, OLX і навіть на своїй сторінці у фейсбуці!

Далі постачальник відправляє мені на email заповнену форму комерційної пропозиції з описом свого товару та його характеристик. Буває, що потрібно уточнити вимоги. Тоді я відправляю всім постачальникам уточнюючий запит з оновленою документацією.

В описаній процедурі ЗКП може бути один, або два раунди надання ціни.

Потім я з представником підрозділу, для якого проводиться закупівля, оцінюємо надані пропозиції щодо відповідності технічним вимогам. Починаємо з тієї, де запропонована найнижча ціна.

За результатом нашої оцінки я роблю акт розгляду цінових пропозицій. Вказую в ньому назви компаній, ціни за одиницю товару і аргументую, чому ми обрали саме цього постачальника.

Дуже важливо, щоб якнайбільше потенційних учасників отримали інформацію про відбір. Адже чим ширша вибірка, тим вищі шанси у нас отримати кращу пропозицію: за ціною, якістю товару і за потрібними нам умовами поставки. А вони у нас підходять не всім: робота за договором, оплата з розрахункового рахунку і тільки по факту поставки, без передоплат.

І ось тепер про результати.

Наприкінці жовтня завершився важливий етап. За кілька місяців ми уклали більше 30 договорів, отримали та оплатили товари. Не буду описувати суми та кількість того, що ми придбали. Зазначу кілька важливих показників ефективності закупівель.

В середньому на один конкурсний відбір ми отримували 5,8 пропозицій учасників, які відповідали нашим вимогам. Наприклад на закупівлю бензопил та генераторів подали пропозиції 13 компаній. На ноутбуки та планшети – 15, автомобільні шини та акумулятори, а також пам’ятні нагородні монети – по 8 учасників.

Відсоток економії я не виводжу, бо у нас немає очікуваної вартості тендеру. Але є інший показник, який, на мою думку, характеризує ефективність закупівлі. Це різниця між мінімальною ціною постачальника, за якою був укладений контракт, та середньою ціною всіх пропозицій на тендері. Так от, мінімальна ціна контракту, в середньому, була на 22,6% нижча за середню ціну пропозицій учасників конкурсного відбору.

Ще раз акцентую: чим більше продавців отримає повідомлення про закупівлю та надасть пропозиції, тим вигідніше ми придбаємо товар.

Наприклад, ми купили дизельні генератори потужністю 5кВт EnerSol SKD-5EB за ціною 39 900 грн, що на 17% нижче ринку. Це при тому, що зараз дефіцит генераторів, і купують їх часто на умовах часткової або повної передоплати (ми працюємо тільки за післяплатою).

Так само нижче ринкової ціни ми заплатили за портативні радіостанції Motorola Portable radio DP4401E з повним комплектом обладнання – 19 990 грн за одну, що на 18% дешевше від ринкової ціни.

Твердопаливні печі «буржуйки» нам обійшлися в 4000 грн, що на 30% дешевше пропозицій печей з аналогічними характеристиками. Акумуляторні батареї для вантажних авто 6СТ 190 KBK (Словенія) по 4400 грн, це на 25% дешевше, ніж середня ціна на ринку.

Ми швидко досягли найкращих результатів завдяки чіткій, стандартизованій процедурі закупівлі та коректним технічним вимогам до товарів. Так само важлива якісна комунікація та висока конкуренція. Остання дозволяє купувати дешевше навіть при тому, що постачальники не бачать одне одного і не змагаються між собою на аукціоні.

Колеги по службі дивуються: як я купую для нашої в/ч стільки потрібних речей і на чималі суми. І при цьому – за післяплатою. Адже зазвичай постачальники вимагають авансу або оплати наперед.

Скажу так: щоб вам відвантажували товар без грошей, треба зробити дві речи:

– отримати довіру до себе та вашої організації;

– знайти постачальників, які погоджуються працювати на таких умовах.

Постачальник оцінює вас за рядом формальних та неформальних ознак. Він дивиться, як ви спілкуєтеся голосом та в переписці, наскільки конкретно формулюєте вимоги, системно підходите до процесу закупівель. Тобто, він складає загальне враження, чи серйозна ви людина. Юристи можуть перевірити вашу організацію по базі: що і як ви закуповували, чи не було до вас судових позовів тощо.

Якщо ваша організація відома і не токсична – вам простіше. Якщо ні, або все, що знають замовники про вас, – це номер в/ч, як в моєму випадку, вся увага буде спрямована на вас особисто.

Ось мої поради, як провести закупівлі за вашими умовами:

⸕ Збільшуйте охоплення серед потенційних постачальників. Завжди знайдуться ті, хто погодиться працювати за вашими умовами. Я використовую бази даних, які завантажую з Прозорро. В пріоритеті ті, хто вже має багато договорів на майданчику. Значить, це системний учасник і він знає, як працювати з держзамовниками. Часто відправляю листи на email постачальників, яких знаходжу в інтернеті. Їх потрібно більше переконувати. Але пам’ятайте: чим більше охоплення, тим більше прийнятних варіантів.

⸕ Дотримуйтеся правил комунікацій. У листі чи в розмові завжди називайте своє ім’я та прізвище, назву організації та посаду. Коректно підписуйте ваші акаунти в email та месенджерах. Якщо ви Антон, не підписуйтеся «Тоhа». Також зареєструйте нормальний еmail, а не «bagira92@..».

⸕ Демонструйте системний підхід у закупівлях. Вище описано покроковий процес закупівель за запитом цінових пропозицій. Коли постачальник отримує на пошту пакет тендерної документації та інструкцію, як діяти, – він розуміє що має справу з профі. Це додає довіри.

⸕ Будьте зрозумілими. Напишіть чіткі вимоги до предмету закупівлі. Розпливчасті формулювання відштовхують потенційного постачальника. Він міркує так: якщо ви не можете конкретно сформулювати потребу, як ви будете оцінювати результат? Значить на етапі поставки або виконання замовлення можуть виникнути розбіжності у розумінні того, що вважати прийнятним результатом. А отже, можуть бути проблеми з оплатою. Постачальник має чітко розуміти, що ви хочете купити та на яких умовах.

⸕ Будьте конкретними. Викладіть умови закупівлі, які прийнятні для вас. Я відразу пишу або озвучую умови, на яких ми платимо. Якщо для учасника це неприйнятно – з’ясуйте це відразу і не витрачайте час.

Чітко артикулюйте свою позицію. Якщо вас намагаються «просадити» на свої умови, – не прогинайтеся. Я чув багато тверджень на кшталт: «з нами всі так працюють», «товар дуже дефіцитний, ніхто вам без передоплати не відправить» і т.п.

Зрозумійте: продавці хочуть продати так, як вигідно їм, а вам треба купити так, як вигідно вам.

⸕ Будьте переконливими. У переговорах кращий метод – відрізати одразу неприйнятний для вас варіант. Скажіть: це неможливо, ми так не працюємо. Але після цих слів не робіть паузу, а навалюйте свої аргументи: «ми маємо кошти на рахунках», «ми швидко платимо», «ми маємо бюджет», «товар прийняли – ви гарантовано отримаєте кошти».

Ви маєте зрозуміти постачальника. Багато з них вже отримали негативний досвід з держзамовниками та втратили кошти.

Тому переконайтеся, що у вас є бюджет під цю закупівлю. З’ясуйте, як казначейство реєструє зобов’язання. Подивіться графік надходжень асигнувань. Переконайтеся, що ви здатні виконати зобов’язання та переконайте у цьому постачальника.

І наостанок. Підтримуйте репутацію надійного платника. Постачальник має швидко отримати кошти. Не робіть так: отримали замовлення і забули про все. Мовляв, хай бухгалтерія розбирається. Контролюйте процес руху платіжних документів у вашій організації до самої оплати. Включайтеся, коли на цьому шляху виникають перепони.

Візьміть до уваги ці рекомендації, і ви отримуєте гарні контракти за прийнятними для вас умовами.